TerritoIA
Actes et contrôle de légalité
Le bordereau décrit l’acte, il ne le remplace pas
12 novembre 2026 · TerritoIA, édité par STELLARMEET
Le bordereau n’est pas l’acte. C’est la fiche qui dit à la préfecture ce qui lui est transmis : nature, date, objet, parfois le numéro interne. Le secrétariat le remplit après avoir vérifié que la délibération ou l’arrêté est bien celui qui doit partir. Demander un modèle de rubriques est légitime. Tenir le modèle pour le dossier déjà envoyé ne l’est pas.
Rubriques que le service reconnaît
Un bordereau utile identifie la collectivité, l’organe ou l’autorité, la date de la séance ou de la signature, l’objet lisible, et le fait que des annexes sont jointes ou non. L’objet recopié depuis l’ordre du jour, trop vague (« divers »), oblige la préfecture à deviner. Mieux vaut l’objet de l’acte lui-même, tel qu’il figure en tête de la délibération.
Les annexes ne se résument pas. Si le conseil a adopté un règlement, le règlement part avec l’acte, sinon le contrôle porte sur une coquille. Le secrétariat peut demander une liste de contrôle avant d’agrafer. La liste ne voit pas si la dernière page a été oubliée sur l’imprimante : quelqu’un feuillette.
Numéro interne et objet
Beaucoup de communes numérotent leurs délibérations à l’année. Ce numéro aide le retour de préfecture et le classeur. Il ne crée pas l’acte. Un numéro attribué par erreur à deux textes différents se corrige dans le registre, pas dans une phrase générée. Le secrétaire confronte le numéro du bordereau, celui du registre et celui porté sur la pièce signée.
L’objet doit permettre à un agent de la préfecture qui n’était pas au conseil de comprendre de quoi il s’agit. « Subvention » sans le nom de l’association ni l’exercice est un objet faible. Le secrétariat reformule à partir de l’acte, puis relit. On ne laisse pas une reformulation automatique partir si elle ajoute une somme qui n’est pas dans le texte voté.
L’envoi n’est pas une formalité invisible
Le bordereau part par le canal que la préfecture a indiqué : télétransmission ou autre voie qu’elle accepte. Le canal du jour est une consigne locale, à déposer si l’on veut pouvoir la citer. Sans cette consigne, il est malhonnête d’affirmer que « tout se fait en ligne ». Le secrétaire vérifie le procédé réellement utilisé par la commune.
Rien n’est signé à la place du maire. L’habitant ne dépose pas une pièce sur cet outil, qui n’est pas l’accueil de la mairie. Le secrétaire relit le bordereau à côté de l’acte. S’ils divergent, c’est l’acte qui commande, et le bordereau se reprend.
Relecture croisée avant l’envoi
Deux pièces se posent côte à côte : le bordereau à l’écran et la première page de l’acte signé. Objet, date, numéro. Le secrétaire lit à voix haute s’il est seul, pour entendre les écarts. Une reformulation plus élégante qui change le sens — « travaux » à la place de « étude » — se corrige maintenant.
Cette confrontation ne se délègue pas à une fenêtre de conversation, qui ne voit pas la page signée. L’agent relit, puis envoie par le canal de la commune. Aucun accusé n’est inventé pour rassurer un élu dans la demi-heure.
Rubrique Actes et contrôle de légalité. Cadre du produit : IA pour mairie.