TerritoIA
Actes et contrôle de légalité
L’acte individuel se notifie aux personnes qu’il vise, avec une preuve
12 novembre 2026 · TerritoIA, édité par STELLARMEET
Un acte qui crée des droits ou des obligations pour une personne dénommée — autorisation, refus, attribution d’une subvention, mesure nominative concernant un agent — se notifie à cette personne. L’affichage général peut être inadapté ou insuffisant, et parfois indiscret. Le secrétariat peut demander les éléments d’un courrier de notification type, puis les adapter au dossier. Il relit le nom, l’adresse et les voies de recours avant la mise sous pli. Le type n’est pas le courrier parti.
Destinataire réel
L’adresse se prend dans le dossier, pas dans une mémoire de conversation. Une association se notifie à son siège selon les statuts ou la demande, un pétitionnaire à l’adresse du dossier, un agent selon les règles de notification internes que le service RH connaît. Mélanger ces cas produit des notifications nulles ou des courriers ouverts par la mauvaise personne.
Le secrétaire peut faire lister les vérifications d’adresse. La liste ne va pas chercher l’adresse toute seule. Si l’adresse manque, le courrier ne part pas « en mairie, ils verront ». On retourne au service qui tient le dossier.
Voies et délais
Les voies et délais de recours se recopient à partir d’un modèle que la commune a fait vérifier, ou à partir du texte applicable que le secrétaire ouvre. On ne les fait pas réécrire de chic à chaque courrier : c’est ainsi que s’introduisent des juridictions ou des délais faux. Si le modèle n’a pas été déposé dans les pièces de la commune, le secrétaire utilise celui du classeur papier et ne le remplace pas par une version « plus claire » non relue par lui.
Une phrase approximative sur les recours peut faire perdre un délai à la commune ou en faire gagner un au destinataire. C’est un sujet de relecture, pas de style.
Publicité et discrétion
Certains actes individuels n’ont pas à être racontés sur le site municipal avec le nom de la personne. Le secrétariat distingue la notification, qui vise le destinataire, et la publicité générale, qui ne se fait que si le texte le prévoit. En cas de doute sur une donnée personnelle, le courrier ne se colle pas dans un outil pour « voir comment le tourner », si le nom n’est pas nécessaire à la question. On peut poser la question de méthode sans le nom.
Le maire ou l’autorité déléguée a signé l’acte. Le secrétaire relit la notification, il ne signe pas à sa place. L’habitant destinataire reçoit un courrier de la mairie, pas un message depuis l’assistant, qui n’est ni l’accueil ni le site de la ville.
Preuve de dépôt
Le secrétariat conserve la preuve d’envoi ou de remise : accusé, récépissé, mention de remise en main propre contre signature. Sans preuve, la notification est une intention. La preuve se range dans le dossier de l’acte, pas dans une conversation. On peut rappeler les types de preuves usuels. Le secrétaire choisit celle que le circuit de la commune utilise vraiment.
Il relit le nom du destinataire sur la preuve et sur l’acte. Une preuve au nom d’un homonyme ne compte pas. L’administré a reçu un courrier de la commune. L’assistant n’est pas ce courrier, ni un guichet, et il n’a pas signé à la place du maire.
Rubrique Actes et contrôle de légalité. Cadre du produit : IA pour mairie.