TerritoIA
Finances locales
La facture se mandate dans le circuit financier, après service fait
12 novembre 2026 · TerritoIA, édité par STELLARMEET
Non. Mandater une facture, c’est un circuit : commande ou engagement, service fait, facture, liquidation, mandat, paiement par le comptable. L’outil interne des agents n’est aucune de ces étapes. Il ne voit pas le logiciel financier et il ne doit pas recevoir des factures pour « les résumer ». Le gestionnaire peut demander, sans pièce jointe nominative inutile, quels contrôles une liquidation sérieuse comporte. Il les fait sur la facture réelle. Il relit. Un contrôle coché sans la facture sous les yeux est un faux contrôle.
Trois pièces
Le bon ou l’engagement, la preuve de service fait signée par le service compétent, la facture du fournisseur. Les montants et l’objet se comparent. Une facture plus haute que la commande ne se mandate pas « en attendant l’avenant » sans décision. Le gestionnaire renvoie au service. Il peut préparer une phrase de renvoi. Le service répond par une pièce, pas par un accord oral.
Il relit le numéro de SIRET ou le nom du fournisseur : le bon fournisseur, pas un homonyme. Cette relecture évite un paiement irrattrapable.
Liquidation
La liquidation se saisit dans le logiciel financier, par la personne habilitée. Le gestionnaire n’emporte pas les codes dans une conversation. Il relit l’imputation et la TVA selon les règles qu’il applique d’ordinaire. Un doute fiscal se traite avec la notice et, s’il le faut, le comptable, pas avec une réponse générale.
Le maire ou l’ordonnateur signe le mandat selon le circuit de signature de la commune. Une signature électronique, si elle existe, est celle du logiciel, pas une mention dans un texte généré.
Fournisseur et public
Le fournisseur envoie sa facture sur le canal que la commune a fixé. Il ne l’envoie pas à l’outil des agents. Les habitants ne paient pas les factures de la commune par ce biais. L’outil n’est pas un accueil.
Le gestionnaire archive facture, service fait et référence de mandat ensemble. Il relit cette référence quand le fournisseur réclame. Répondre « c’est parti » sans la référence est une réponse qu’il ne donne pas.
Une fois le mandat visé, le gestionnaire note la date de paiement constatée quand elle lui revient, et il classe la réclamation du fournisseur s’il y en a une. Il relit le montant payé contre la facture. Un avoir reçu plus tard rouvre le dossier, il ne se pose pas sur une pile. Le fournisseur correspond sur le canal de facturation. L’outil des agents n’est pas ce canal et n’est pas un accueil. L’ordonnateur a signé le mandat. Une conversation ne le remplace pas.
Le gestionnaire refuse les factures arrivées seulement en photo dans une messagerie personnelle et il demande le dépôt sur le canal officiel. Il relit le canal indiqué aux fournisseurs dans la note déjà publiée. Si cette note n’existe pas, il la fait écrire par le service plutôt que d’inventer une adresse. Le fournisseur n’utilise pas l’outil des agents. Ce n’est pas un accueil. L’ordonnateur signe le mandat dans le logiciel. Une photo n’est pas un mandat.
Rubrique Finances locales. Cadre du produit : IA pour mairie.