TerritoIA
Finances locales
Le secrétariat envoie aux élus le document qui sera voté, pas un résumé chiffré de travers
12 novembre 2026 · TerritoIA, édité par STELLARMEET
Le vote du budget porte sur des états. La délibération qui l’approuve les vise. Le secrétariat de séance prépare la convocation, l’ordre du jour et la délibération. Les finances préparent les états. Les deux vérifient ensemble que l’intitulé, l’année et les totaux cités dans le rapport sont ceux des états joints. Le secrétariat peut demander une checklist de cette confrontation. Il l’applique aux fichiers. Il relit. Il ne demande pas de « résumer le budget » sans les états : le résumé inventerait des équilibres.
Fichiers et versions
La version envoyée aux élus est nommée et datée. La version votée, si elle change en séance, remplace la précédente dans le dossier de transmission, elle ne s’y ajoute pas sous le même nom. Le secrétariat tient cette discipline. Les finances régénèrent un état modifié dans leur outil comptable, puis contrôlent le total. Personne ne corrige un PDF à la main sans repasser par ce total.
Le secrétaire relit l’objet de la délibération : budget primitif, supplémentaire, décision modificative, ce n’est pas le même vote. Un mauvais objet se paie au moment du bordereau.
Transmission
Après le vote et la signature du maire, la transmission au contrôle de légalité et les envois utiles au comptable suivent le circuit de la commune, avec les annexes. Oublier l’annexe, c’est faire contrôler une page vide de sens. Le secrétariat coche la présence des états. Il ne coche pas depuis une conversation qui affirmerait qu’ils sont joints.
Il relit le numéro de la délibération sur le bordereau et sur l’acte. Les habitants seront informés selon les règles de publicité des documents budgétaires, pas par l’outil interne. Cet outil n’est pas un accueil.
Signature
Le maire signe la délibération après le vote, sur la version issue de la séance. Le projet d’avant conseil ne doit pas repartir. Le secrétaire relit la signature et la date. Le financier relit un total cité dans le dispositif.
Personne ne signe à leur place. L’outil des agents n’est pas le logiciel financier et pas le site municipal. Le secrétaire archive convocation, états votés et preuve d’envoi dans la même chemise.
Le lendemain du conseil, le secrétaire ouvre la chemise et vérifie que la version signée est celle qui porte les modifications annoncées en séance, y compris un chiffre dit oralement et repris dans l’état. Il relit ce chiffre avec le financier avant l’envoi. Si la modification n’a pas été reprise, l’envoi attend. Les élus qui demandent « le pdf d’hier » reçoivent la version votée, pas l’ancienne. L’outil des agents n’est pas la convocation et n’est pas un accueil du public. Le maire a signé. Le bordereau part avec cette version-là.
Le matin de l’envoi, le secrétaire et le financier rouvrent ensemble le fichier qui va partir et la délibération signée. Ils cochent l’année, l’objet et la présence des annexes, et ils notent cette revue sur la chemise. Si l’un des deux manque, l’envoi attend. Les élus qui réclament le document reçoivent cette version, pas une copie d’avant séance. L’outil des agents n’est pas la séance du conseil et n’est pas un accueil du public. Le maire a signé. Personne ne substitue un PDF non signé pour gagner une heure.
Rubrique Finances locales. Cadre du produit : IA pour mairie.