TerritoIA
Marchés publics
L’archive du marché est le dossier tenu par l’acheteur, pas la conversation
12 novembre 2026 · TerritoIA, édité par STELLARMEET
Non. Les pièces d’un marché se conservent selon les durées et les supports que la commune a organisés, souvent un serveur de fichiers ou un outil métier d’achat, avec une cote de dossier. Une conversation, même utile pour préparer une note, n’est pas l’exemplaire de conservation. Elle peut être effacée, résumée, ou simplement illisible pour l’agent qui arrivera dans trois ans. L’acheteur peut demander une liste type des pièces à archiver. Il coche la liste sur les fichiers réels. Il relit les noms. La liste cochée dans le vide ne classe rien.
Ce qui entre dans la chemise
Dossier de consultation publié, offres, questions et réponses, rapport signé, notifications, acte d’engagement signé, avenants, ordres de service, réceptions, correspondance utile. Le brouillon de la semaine d’avant n’entre pas, ou il entre dans un sous-dossier clairement nommé « travail », pour ne pas être pris pour la version publiée. L’acheteur tranche. On peut l’aider à nommer les fichiers de façon stable. Il vérifie que le contenu correspond au nom.
Les originaux signés, lorsqu’ils sont papier, restent papier ou sont numérisés selon la consigne d’archivage de la commune. Si la consigne n’est pas déposée, l’acheteur demande au secrétariat général. Il n’invente pas que « le scan suffit » ou l’inverse.
Ce qui n’y entre pas
Les mots de passe, les données personnelles inutiles, les mémoires d’autres marchés collés par erreur. L’acheteur ne verse pas une conversation entière « pour garder la réflexion ». Il en extrait la note datée, signée ou identifiée, et il archive la note.
Il relit la cote du dossier avant de la citer dans un courrier au titulaire ou à un contrôle. Une cote fausse fait chercher pendant des heures.
Contrôle et public
Un contrôle de légalité ou une demande ultérieure reçoit les pièces du dossier, pas un export de conversation. Le maire a signé les actes du marché. Il ne signe pas l’archive. L’agent qui classe relit la complétude une fois, puis il ferme.
Les entreprises et les habitants n’ont pas accès à l’outil interne. Les pièces communicables le sont selon les règles d’accès aux documents, par le service qui tient cet accès, pas par un lien dans une conversation. L’outil n’est pas un accueil.
Clôture après le dernier paiement
Quand le solde est payé et les réserves levées ou soldées, l’acheteur vérifie la liste des pièces une dernière fois et il note la date de clôture du dossier. Il retire les doublons évidents. Il ne vide pas les offres non retenues si la durée de conservation n’est pas atteinte : il demande la règle au secrétariat plutôt que de faire du vide.
Il relit la cote. Un contrôle ultérieur recevra ce dossier. Les entreprises n’ont pas un accès permanent à l’outil interne, et les habitants non plus. Ce n’est pas un accueil. Le maire a signé les actes en leur temps. Il ne signe pas la chemise de clôture, sauf consigne d’archivage qui le dirait, ce qu’on vérifie.
Rubrique Marchés publics. Cadre du produit : IA pour mairie.